就職して数年ほど経ちますが、残業時間が驚くほどに減ってきました。仕事の内容が変わったから、という理由もあるのですが、「時間」を効率的に使えるようになってきたかなぁ、と思います。

 そこで、以下に普段気をつけていることを書き出してみます。

1.仕事を振られたら、「すぐに片付けられるもの」か「あとでやるもの」かを明確にする。

 自席に座っていると、全力で「話しかけるなオーラ」を出してても仕事は振ってくる。こういうとき、大抵は何かの仕事をやっている最中なので、割り込まれると混乱するわけで。

 そのため、以下のようなルールを決めてます。

 ・「すぐに片付けられるもの」
  →相手に待ってもらい、すぐに答えを出す。もしくは調べて済むものならば、すぐにメールで回答する。
 ・「あとでやるもの」
  →相手には、いつまでにやる必要があるかを聞いて、仕事内容のサマリーを「ポストイット」に書き込んでキーボードや固定電話に貼る。

 こうすることで、途中までやっていた仕事を止めることなく再開できます。「ポストイット」に貼った仕事は優先順位に基づいて、定期的に棚卸しをします。


2.帰宅予定時間を決めて、数時間前に「今日中にやるべきタスク」を明確にする。

 ちょっと手を休めて「今日中に終わらせないといけないタスク」のことを考える。更に、どれくらいの時間がかかりそうか、目安をつける。

 ・「今日中にやるべきタスク」をこなすと、いまから何時までかかりそうか。

 これを考えます。帰宅予定時間内に終わらない、という状況になったときは、

 ・どうすれば、帰宅予定時間内に終わらせることが出来るか。
 ・「タスク」を細分化することは出来ないか。

 を考える。やっぱり終わらない、という結論に至ったときは、腹を決めて残業する。このとき、更に

 ・何時までかかりそうか。

 という目安を持っておく。そして、その時刻を目標にして頑張る。あと30分しかなくなったらペースを上げる。そうすると、集中して仕事に取り組むことが出来るので、なんとか片付いたりするものです。


3.帰宅予定時間の10分前に、キーボードから手を離して「明日以降にやるべきこと」を書き出す。

 10分でこなすことが出来る仕事量なんて、たかがしれてます。
 そこで、最後の10分に「明日以降にやるべきこと」を「ポストイット」に書き出しておくと以下のようないいことがあるんです。

 ・仕事の抜け漏れが無くなる。
 →その日に起こったことを思い出すのは簡単なので、やらなきゃいけないことは意外とすぐに出てきます(前日や前々日のことを思い出すのはツライものです)
 ・全て書き出すことで、スッキリとした気持ちで会社を出ることが出来る。
 →沢山の仕事を抱えていると、どうも会社を出てもモヤっとしてたりしますよね。それがなくなります。

 ここで、更に「明日の始業から30分に取り組むべきこと」を明確にしておくと効率が上がる。具体的には、このタスクだけを他の「ポストイット」と区別をして目立つところに貼っておく。

 (始業時の30分間と相性がよいタスク)
 ・前日に捕まえることが出来なかったキーマンへの問い合わせ。
 ・他部門との打ち合わせスケジュールの調整。
 →うちの会社の場合、始業してから30分は打ち合わせをしないのが通例なのでほとんどの人が自席に座ってます。


4.やるべきタスクをフォルダ毎に分けて、関係書類を整理しておく。

 いろんな仕事を抱えていると、デスクトップに資料が散乱していきますよね。はまってしまうと、資料探しだけで、数分の時間があっという間に過ぎてしまいます。これを解決するために、タスクごとにフォルダを作成して管理しておくと、ファイル探しがスムーズになります。

 このとき、フォルダの命名規則を決めて

・「YYYYMM_タスク名」 ex. 200711_年末調整

 といった形を決めておくと、分かりやすいです。この件は、以下の記事に詳しく書いています。

 デスクトップを綺麗にする技 | marinoa net


5.不要になった紙資料はすぐに捨てる。

 打ち合わせ等に出ると、紙の資料がよく配られます。これをいちいち取っておくと、すぐにデスクが紙であふれかえります。こうすると本当に重要な紙資料が埋もれます。たとえば、

 ・取引先からの見積書、請求書等の書類
 ・上司や先輩からの修正指示をメモした資料

 これらが見当たらない場合と本当にツライ。そこで、例えば「電子ファイルで持っている紙資料」は発見次第、即座に捨てるようにしています。

 このとき、自席の袖机に引き出しに以下のようなボックスを「紙資料廃棄用」として用意しておくと便利。




6.ショートカットキーを活用する。
 これも気持ちよく仕事を進めるのに役立ちます。特に気に入っているのは以下の3つです。

「スタート」+「D」:デスクトップを表示
 ⇒デスクトップを表示したいときに、「スタート」+「D」でWindowを全て最小化することが出来る。

「スタート」+「R」:ファイル名を指定して実行
 ⇒ファイルサーバやWebサイトのURLをコピーしたあとに、ファイル名を指定して実行(「スタート」+「R」)を開き、先ほどのURLしてペーストして「Enter」。いちいち、ブラウザを開いてアクセスするよりも楽。

「F2」:選択した項目の内容を変更
 ⇒この機能は特にMicrosoft Excelで効果的。セルの内容を修正したいときに「F2」をクリック。そうするとセルの中身を修正できる。

この件は、以下の記事に詳しく書いています。
すぐにでも使えるショートカットキーを厳選 | marinoa net


これだけやっても、降りかかってくる仕事量が多ければ残業するしかないですね。

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