いくら電子化社会、ペーパーレスの時代といっても会議に出れば沢山の紙資料をもらうかと思います。これって、なかなか捨てづらいですよね。でも、毎日会議に参加していれば紙資料って貯まっていく一方。いつの間にか机の上は資料で山積みになって、手に負えない状況になるわけです。






数年前。ボクの机もそんな山積みな感じでした。ただ、仕事が変わった関係で立場上、机を綺麗にしておかないと始まらない環境になってしまい、



・不必要な紙資料を捨てる方法



について考えてきました。結局、必要な書類を捨てることはできない。じゃあ、不必要な書類をいつ捨てればいいのか。捨てるのにも理由が必要。そういったわけで、ボクが実践してる紙資料の捨てるタイミングを紹介します。



1.電子ファイルで同じ内容の書類を持っている場合はすぐに捨てる。



 これは基本ですよね。もしパソコン上がごちゃごちゃしてる場合、紙を整理するんじゃなくて、パソコンのフォルダ構成などを整理すべき。



2.複数枚、同じ内容の資料があったら一枚を残して捨てる。



 これも当然のこと。会議資料として配布するのであれば必要ですが、一人で同じ資料を何部を持っててもしょうがない。即刻捨てるべき。



3.紙資料に書き込んだ情報について「処理を完了」させたら捨てる。



 例えば、自分が主催する会議で紙資料を印刷した場合、その資料の修正点をすべて元の電子ファイルに反映したら、その紙資料自体はほとんど意味が無くなる。あえて言えば修正履歴として必要かもしれないが、それが本当に残しておくべきものなら電子的に記録しておけば、紙資料は捨てられる。



4.更新版の資料をもらったら、古いバージョンの資料は捨てる。



 これも「3」と同じような考え方。もし、更新履歴が必要ならば電子データにおこしておいたほうが、後で検索もしやすいし便利。



5.「いつでもみれるようにしたほうがいい」という理由で印刷しておいた資料は「3ヶ月」一度も観なかったら、必要性をもう一度再考してみる。不要なら捨てる。


 この3ヶ月っていうのは感覚的ですが、この「再考する」というプロセスが大事。そのときに大事なのは



 ・自分はこの資料を「3ヶ月」のうちで一度も見なかった。



という実績をちゃんと頭の片隅において、必要性について考えてみること。それでも「保管しておく理由」があるのならば、捨てない。理由が無ければ捨てる。



6.紙資料の保管に関する「最大量」を決めておく。それを超えたら「1」~「5」を繰り返して、紙を捨てる。

 

 そうはいっても、仕事が忙しくなってくると自然と紙資料はたまっていくもの。そのときに自分の中で「紙資料」の保管についての最大量を決めておく。それを超えたら、整理をはじめるといい。

 例えば、「基本的に机の上に書類を置いておかない」と決めておく。紙資料を保管するスペースを引き出し等に確保しておき、そのスペースから紙資料があふれてしまったら「1」~「5」を繰り返して紙資料の量を減らす。大抵、これをやれば紙の資料は格段に減ります。





 ただ、そうはいっても記録のためにどうしても保管しておく書類もあるでしょう。そういう場合には、机にはおいておかず書棚など別の場所に移動するようにしましょう。



 


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