lifehack Archive

きょうも東急ハンズで見つけた素敵なグッズを紹介します。

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最近、東急ハンズにはまってます。ちょっとした時間が出来ると新宿、池袋、銀座などのハンズに出没してるのですが、本日ご紹介したいアイテムはコチラ！


最近の電化製品って「取扱説明書」の冊子にCD-ROMが同梱されてたりするかと思うのですが、この「取扱説明書ファイル」では冊子とCD-ROMの両方を収納できるように設計されています。

そのため、冊子とCD-ROMを一緒に管理することが出来ます。

説明書ってイザというときに必要だと思うのですが、みつからないとイライラしますよね。ただでさえ、そういったときって何かしらの「問題」が発生してるから説明書を探してるわけで。我が家では早速、１２冊収納可能版を購入しました。

すっきりして快適です！

いくら電子化社会、ペーパーレスの時代といっても会議に出れば沢山の紙資料をもらうかと思います。これって、なかなか捨てづらいですよね。でも、毎日会議に参加していれば紙資料って貯まっていく一方。いつの間にか机の上は資料で山積みになって、手に負えない状況になるわけです。

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プレゼンテーションを聞く（見る？）ときに

・テンプレートのデザイン

って、人間で言うところの第一印象を決める大きな要素ですよね。

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このサイトの特集を読んで、思ったこと。

HackAttack：Firefoxをマウスなしで使い倒す - ITmedia Biz.ID

「作業の効率化」という観点から言えば、習得して損がない技だと思います。このサイトでも、何回かショートカットに関する記事を書いてますが、習得するほどに作業がどんどん効率よくなってくる。

言うなれば「ブラインドショートカット」。

単に「ブラインドタッチ」が出来る人と比べて、ショートカットキーを使いこなせる人って作業スピードが数倍違ってくると思う。疲労感も少ないしね。

使えるショートカットキーを知りたければ、

はてなブックマーク - タグ ショートカット

をおさえるべし。このサイトでも紹介してます。

marinoa net - すぐにでも使えるショートカットキーを厳選

Photographer

resonanced sky

License

Creative Commons (by-nc)

Tool for photo selecting

Gigazinize Tools - Image

　就職して数年ほど経ちますが、残業時間が驚くほどに減ってきました。仕事の内容が変わったから、という理由もあるのですが、「時間」を効率的に使えるようになってきたかなぁ、と思います。

　そこで、以下に普段気をつけていることを書き出してみます。

１．仕事を振られたら、「すぐに片付けられるもの」か「あとでやるもの」かを明確にする。

　自席に座っていると、全力で「話しかけるなオーラ」を出してても仕事は振ってくる。こういうとき、大抵は何かの仕事をやっている最中なので、割り込まれると混乱するわけで。

　そのため、以下のようなルールを決めてます。

　・「すぐに片付けられるもの」
　　→相手に待ってもらい、すぐに答えを出す。もしくは調べて済むものならば、すぐにメールで回答する。
　・「あとでやるもの」
　　→相手には、いつまでにやる必要があるかを聞いて、仕事内容のサマリーを「ポストイット」に書き込んでキーボードや固定電話に貼る。

　こうすることで、途中までやっていた仕事を止めることなく再開できます。「ポストイット」に貼った仕事は優先順位に基づいて、定期的に棚卸しをします。

２．帰宅予定時間を決めて、数時間前に「今日中にやるべきタスク」を明確にする。

　ちょっと手を休めて「今日中に終わらせないといけないタスク」のことを考える。更に、どれくらいの時間がかかりそうか、目安をつける。

　・「今日中にやるべきタスク」をこなすと、いまから何時までかかりそうか。

　これを考えます。帰宅予定時間内に終わらない、という状況になったときは、

　・どうすれば、帰宅予定時間内に終わらせることが出来るか。
　・「タスク」を細分化することは出来ないか。

　を考える。やっぱり終わらない、という結論に至ったときは、腹を決めて残業する。このとき、更に

　・何時までかかりそうか。

　という目安を持っておく。そして、その時刻を目標にして頑張る。あと３０分しかなくなったらペースを上げる。そうすると、集中して仕事に取り組むことが出来るので、なんとか片付いたりするものです。

３．帰宅予定時間の１０分前に、キーボードから手を離して「明日以降にやるべきこと」を書き出す。

　１０分でこなすことが出来る仕事量なんて、たかがしれてます。
　そこで、最後の１０分に「明日以降にやるべきこと」を「ポストイット」に書き出しておくと以下のようないいことがあるんです。

　・仕事の抜け漏れが無くなる。
　→その日に起こったことを思い出すのは簡単なので、やらなきゃいけないことは意外とすぐに出てきます（前日や前々日のことを思い出すのはツライものです）
　・全て書き出すことで、スッキリとした気持ちで会社を出ることが出来る。
　→沢山の仕事を抱えていると、どうも会社を出てもモヤっとしてたりしますよね。それがなくなります。

　ここで、更に「明日の始業から３０分に取り組むべきこと」を明確にしておくと効率が上がる。具体的には、このタスクだけを他の「ポストイット」と区別をして目立つところに貼っておく。

　（始業時の３０分間と相性がよいタスク）
　・前日に捕まえることが出来なかったキーマンへの問い合わせ。
　・他部門との打ち合わせスケジュールの調整。
　→うちの会社の場合、始業してから３０分は打ち合わせをしないのが通例なのでほとんどの人が自席に座ってます。

４．やるべきタスクをフォルダ毎に分けて、関係書類を整理しておく。

　いろんな仕事を抱えていると、デスクトップに資料が散乱していきますよね。はまってしまうと、資料探しだけで、数分の時間があっという間に過ぎてしまいます。これを解決するために、タスクごとにフォルダを作成して管理しておくと、ファイル探しがスムーズになります。

　このとき、フォルダの命名規則を決めて

・「YYYYMM_タスク名」　ex. 200711_年末調整

　といった形を決めておくと、分かりやすいです。この件は、以下の記事に詳しく書いています。

　デスクトップを綺麗にする技 | marinoa net

５．不要になった紙資料はすぐに捨てる。

　打ち合わせ等に出ると、紙の資料がよく配られます。これをいちいち取っておくと、すぐにデスクが紙であふれかえります。こうすると本当に重要な紙資料が埋もれます。たとえば、

　・取引先からの見積書、請求書等の書類
　・上司や先輩からの修正指示をメモした資料

　これらが見当たらない場合と本当にツライ。そこで、例えば「電子ファイルで持っている紙資料」は発見次第、即座に捨てるようにしています。

　このとき、自席の袖机に引き出しに以下のようなボックスを「紙資料廃棄用」として用意しておくと便利。

６．ショートカットキーを活用する。
　これも気持ちよく仕事を進めるのに役立ちます。特に気に入っているのは以下の３つです。

「スタート」＋「D」：デスクトップを表示
　⇒デスクトップを表示したいときに、「スタート」＋「D」でWindowを全て最小化することが出来る。

「スタート」＋「R」：ファイル名を指定して実行
　⇒ファイルサーバやWebサイトのURLをコピーしたあとに、ファイル名を指定して実行（「スタート」＋「R」）を開き、先ほどのURLしてペーストして「Enter」。いちいち、ブラウザを開いてアクセスするよりも楽。

「F2」：選択した項目の内容を変更
　⇒この機能は特にMicrosoft Excelで効果的。セルの内容を修正したいときに「F2」をクリック。そうするとセルの中身を修正できる。

この件は、以下の記事に詳しく書いています。
すぐにでも使えるショートカットキーを厳選 | marinoa net

これだけやっても、降りかかってくる仕事量が多ければ残業するしかないですね。

IT系で技術的な仕事をしている関係上、「そうでない（IT系に詳しくない）」人達から、よくパソコンについて聞かれます。

「これについては、こうやってそこをこうすれば。。。」
「ちょっと待って、パソコンを分解して見てみよう！！」

などと、クールな顔をしながら「パソコン好きなキミならきっと出来るよね」という期待に答えている訳ですが、実はいろいろと思うことはあるわけで。。。

パソコンについて質問してくる人へのオープンレター | P O P * P O P

上記のサイトは、そんなときに思うことが非常によくまとめられてました。少々マニアックなトピックもあったので、自分にも適用されそうなものを抜き出してみます。

僕がコンピュータに詳しいからといってすぐにあなたの質問に答えられるわけではありません。多くの場合、まず僕がするのはGoogleで検索することです。コンピュータが手元にないバーや車の中などであなたの質問にすぐに答えられないからといって機嫌を悪くしないでください。

そのGoogleですが、あなたも使ったほうがいいですよ。質問をする前にまずは検索してみてください。1日かけてイライラするよりも5分検索したほうがよい場合が多いのではないでしょうか。Googleで検索する前に質問をしてくるのはやめてください。

Googleで解決できなかった場合は聞いてもいいのですが、メールや電話で問題を伝えるのはやめてください。あなたは十分に問題を説明した気になっているかもしれませんが、あなたは問題が何であるかもわかっていない場合が多いのです。

僕があなたのところにいってあなたのパソコンを直している間、ずっと話しかけるのはやめてください。親切心からそうしているのはわかるのですが、問題を解決するためにいろいろ読まなくてはいけないのです。そっとしておいてください。

ただし、飲み物やらスナックやらは大歓迎です。

問題がすぐに解決する、とは思わないでください。これは映画ではないのです。ひょっとしたら1時間かかるかもしれません。だから「あと20分で出るんだけどさ」というときに僕を呼ぶのはやめてください。

時間がかかりすぎるからといって「あぁ、もういいよ。今日はやめよう」というのはやめてください。作業を始めたからには、問題を解決せずに立ち去るのは嫌なのです。諦めるべきタイミングは僕が自分で判断します。

ときに問題を解決するのに数時間かかる、とわかってしまうことがあります。そうしたときには僕がその作業をできないからといって僕を責めないでください。僕にもやることがあるのです。世の中にはこうした作業を有料で請け負ってくれる人がいます。そうした人に頼むべきなのです。

僕が問題を解決できないからといって「えー、パソコンに詳しいんじゃなかったの？」というコメントはやめてください。僕は自分が使っているツールに詳しいのです。

「コンピュータ専攻じゃなかったっけ？」というコメントも役にはたちません。大学でのコンピュータ学科は数学に近いものであって、こうした問題を解決する学問ではないのです。

とても素晴らしく的確に心境を伝えてますね。要は僕たちは

・人よりもパソコンに対する問題解決能力が高いと思われているし、自分でもそう思っている。

だけの話で、本当に目の前の問題を解決できるかについては

・その問題の奥深さ、複雑性

などいろいろな要素が絡み合っているわけです。そんなことを考えながら、「ちょっと聞きたいんだけど・・・」という問いに「ナニナニ？」と聞いてしまう僕たちがいるわけなんですね。

仕事でかなりお世話になっているソフトのひとつがPrimoPDFです。このソフト、フリーウェアだけど超便利です。最近、日本語化されました。

フリーのPDF変換ソフト「PrimoPDF 3.1」の日本語版が27日にリリース

普通、何かファイルをPDF化しようとするとAdode Acrobatなどの有償製品が必要です。これらのソフトウェアを使う場合、

　・PDF作成ツールに文書を読み込ませる。
　・ツール上で文字化け、型崩れがないかチェックする。
　・PDFファイルへの変換。
　・保存されたPDFの内容確認。

といったまどろっこしい、作業がありました。当然、途中の内容確認でつまずいたら初めからやり直し。

文書をPDF化するには、PrimoPDFを使えばもっと簡単です。

　・文書を普段使っているソフト（Word、Excel、PowerPointなど）で開く。
　・「印刷」ボタンを押す。
　・「プリンタの選択」で「PrimoPDF」を選択して、印刷。
　・PrimoPDFの画面が立ち上がるので、保存場所を指定して「OK」をクリック。

これで、保存場所にPDFファイルが作成されます。基本的に印刷イメージをそのままPDFファイル化しているので、文字化けや型崩れはほとんどなし。この手軽さがいい。

複数のPDFファイルをまとめるには、まるごとPDFがいいです。このソフトは

　・既に作成されたPDFファイルをまとめる

ことが出来るソフトです。これも手順は簡単で、

　・まとめたいPDFファイルの指定。
　・順番の指定（どちらのPDFファイルを先に表示するか）。
　・保存場所の指定。
　・保存（PDFファイルをまとめる）

といった具合です。こちらのソフトもフリーウェア。オススメです。

仕事をしているとマウスを使うのが面倒ですよね。そんなストレスを少し解消させてくれるのが、「ショートカットキー」。今回は厳選して、使えるショートカットキーを集めてみました。使えそうなキーがあったらすぐに試してください。使ってみないと効果は分からないですからねー。

記事の最後に詳しく特集したサイトも載せてあるので「こんだけじゃ足りないよ！」という人は参考にしてください。あと、全部一気に覚えるのは大変なので「気に入ったものから使い始める」のが効果的だと思います。

「スタート」 ＋「L」：スクリーンロック

　⇒会社では離籍時にスクリーンロックをかけることがルールなので、この機能は便利です。離籍するときは「スタート」＋「L」！

「スタート」＋「R」：ファイル名を指定して実行

　⇒ファイルサーバのリンクをコピーしたあとに、ファイル名を指定して実行（「スタート」＋「R」）を開き、先ほどのURLしてペーストして「Enter」。いちいち、ブラウザを開いてアクセスするよりも楽です。

「スタート」＋「D」：デスクトップを表示

　⇒デスクの背後に人の気配を感じたら、「スタート」＋「D」でWindowを全て隠すことが出来ます。これも便利。

「Alt」 + 「Enter」：プロパティを表示

　⇒ファイルサイズを調べるのに、ファイルやフォルダのプロパティを見ますが、「Alt」 + 「Enter」で一発表示。

「Alt」＋「Tab」：開いている項目を切替

　⇒いろんなアプリケーションを開いていると、それを切り替えるのも面倒ですよね。そんなとき「Alt」＋「Tab」を使えば、一覧が画面中央に出てくるので簡単に切り替えることが出来ます。

「Shift」＋「Delete」：選択した項目を、ごみ箱に入れず完全に削除

　⇒ごみ箱ってなかなかメンテナンスしないので、一発で完全削除できるもの便利です。

「F2」：選択した項目の内容を変更

　⇒この機能は特にMicrosoft Excelで効果的です。セルの内容を修正したいときに「F2」をクリック。そうするとセルの中身を修正することが出来ます。普通にWindows上でファイルやフォルダを選択したときにも応用できます。

他にも、Microsoftのホームページでもショートカットキーが紹介されています。WindowsやOffice系の製品がそれぞれまとめてあります。基本的なコマンドも書かれているので参考になります。でも「これは使わないだろう。。」といったショートカットキーも含まれてます。
Microsoft キーボードショートカットキーの一覧

また以下のサイトは素晴らしいです。ショートカットキー市場のツートップです。観ておいて損はないです。

uessay: パソコン作業を華麗にスピードアップ(100tips)
　⇒ショートカットキーだけじゃないけど、本当に参考になります。僕も少しずつ習得していこうと思います。

windowsを10倍便利にするキーボードショートカット集　（CROSSBREED クロスブリード！）
　⇒このサイトはキーボートショートカットに的を絞ってます。周知の技も多いけど参考になりますね。

たまには仕事の話でも。

といっても中身ではなくていま流行り（もう終わった？）のライフハック術です。

いろいろなウェブページや本で紹介されてるけど、
ITmedia Biz.ID：LifeHack（ライフハック）
が結構面白いですね。

そんな中、僕がやっているのは
　・デスクトップに「実施済」フォルダを作成して、終わった仕事に関するファイルを全てそこに保存する。
というものです。これ、特に事務処理系のルーチンワークをこなすときに効きます。

いくつかルールがあって
　・仕事を始めるときはデスクトップに「西暦年月_案件名（簡潔に）」のフォルダを作る。
　・案件に関連して作成したファイルをそのフォルダに格納する。
　・現在進行形の仕事に関するフォルダはデスクトップの右側に寄せる。
　・仕事が終了したら、「実施済」フォルダに入れる（その際、中途半端なファイルは保存しない）。
これを忠実に守っていきます。

そうするとどのような効果があるかというと
　・デスクトップに過去のファイルが残りづらくなる。
　・過去の案件について、問い合わせを受けたときに検索が容易になる。
　　（フォルダ名に作成月を書いているため）
　・再度、同じような仕事をするときに参考になる。
　　（さらに、コピペして新しくフォルダを作るとノウハウがどんどんたまる）
といった感じです。

資料整理とノウハウ構築が同時に出来るので、一石二鳥。時間が経つほどにノウハウは貯まっていくので、仕事の効率性は上がっていきます。いま、この工夫をしてから半年くらい経ちますが仕事が楽にこなせるようになってきたので紹介してみました。